Faktury elektroniczne - kompendium wiedzy na temat wystawiania faktur online

Postępująca cyfryzacja sprawia, że coraz więcej procesów, które wcześniej realizowane były w tradycyjny sposób, przenosi się do sfery online. W tym kontekście faktury elektroniczne odgrywają kluczową rolę, zyskując na popularności zarówno wśród przedsiębiorców, jak i instytucji. E-faktura, czyli dokument w formie elektronicznej, to nie tylko wygoda, lecz także szereg wymiernych korzyści, które przynoszą wartość zarówno wystawcom, jak i odbiorcom.

Spis treści

• Czym jest e-faktura?
• Faktura elektroniczna - wymogi
• Jak wystawić e-fakturę?
• Przechowywanie i archiwizowanie faktur elektronicznych
• Efektywne zarządzanie dokumentami online

E-faktura, zwana również fakturą elektroniczną, to dokument potwierdzający dokonanie transakcji przesyłany i odbierany w formie elektronicznej. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur papierowych, e-faktura eliminuję potrzebę drukowania i archiwizowania papierowych dokumentów. Zwykle ma postać pliku XML lub PDF, co umożliwia łatwe jej przechowywanie, przetwarzanie oraz analizowanie.

Dlaczego warto korzystać z faktur elektronicznych?

1. Oszczędność czasu i kosztów: Wystawienie faktury online zajmuje znacznie mniej czasu niż wypełnianie tradycyjnej faktury papierowej. Odpadają koszty drukowania oraz wysyłania dokumentów. 
2. Zwiększona efektywność: Przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest szybkie i wygodne. Wystarczy kilka kliknięć, aby dostarczyć dokument do odbiorcy.
3. Bezpieczeństwo: E-faktury są zabezpieczone przez systemy informatyczne, co zmniejsza ryzyko ich zagubienia lub uszkodzenia.
4. Łatwe archiwizowanie: Faktury elektroniczne można przechowywać w chmurze, co ułatwia dostęp do dokumentów w każdym czasie i z każdego miejsca
5. Ekologia: Redukując ilość papieru, przyczyniamy się do ochrony środowiska, co w dzisiejszych czasach staje się coraz bardziej istotne.

Aby faktura elektroniczna była uznawana za ważny dokument księgowy, musi spełniać określone wymogi. 

Podpis elektroniczny

Dokumenty te często muszą być opatrzone podpisem elektronicznym, co potwierdza ich autentyczność. W Polsce istnieje kilka rodzajów podpisów, w tym e-podpisy, które można uzyskać w specjalnych instytucjach.  

Zgoda na faktury elektroniczne

Odbiorca faktury (np. klient) musi wyrazić zgodę na otrzymywanie e-faktur. Zgoda ta powinna być udokumentowana, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień.

Zgodność z przepisami prawa

Faktura elektroniczna powinna spełniać określone prawem wymagania dotyczące treści, formy oraz sposobu przesyłania. Ważne jest, aby zawierała wszystkie niezbędne informacje, takie jak numer NIP, datę wystawienia, dane sprzedawcy oraz nabywcy oraz szczegóły dotyczące transakcji.

Przeczytaj także: Jak założyć własną działalność? Sprawdź podstawowe kroki!

Wystawienie e-faktury jest procesem prostym i intuicyjnym, zwłaszcza przy użyciu odpowiednich narzędzi online. Poniżej przedstawiamy, jak prawidłowo przygotować fakturę elektroniczną:

1. Wybór oprogramowania: Istnieje wiele programów i platform online, które umożliwiają wystawienie e-faktury, takich jak programy księgowe, e-faktura online i systemy ERP. Ważne jest, aby wybrać opcję, która odpowiada potrzebom firmy.
2. Wypełnienie danych: Należy uzupełnić wszystkie dane dotyczące sprzedawcy oraz nabywcy. Warto upewnić się, że dane są poprawnie wpisane i zgodne z dokumentami.
3. Dodanie pozycji: Kolejnym krokiem jest wpisanie towarów lub usług, ich ilości oraz cen. Należy również obliczyć wartość brutto oraz netto.
4. Weryfikacja: Przed wysłaniem faktury warto dokładnie sprawdzić wszystkie dane, aby uniknąć błędów, które mogą prowadzić do problemów później.
5. Wysyłka e-faktury: Ostatnim etapem jest przesłanie faktury do odbiorcy. W większości programów można to zrobić jednym kliknięciem, a dokument zostanie dostarczony na adres e-mail lub przez inny kanał komunikacji.

Po wystawieniu i wysłaniu faktury elektronicznej, ważne jest jej odpowiednie przechowywanie. W Polsce obowiązują przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów, które nakładają obowiązek przechowywania faktur przez określony czas. Najczęściej jest to 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono dokument. E-faktury mogą być przechowywane w różnych formach, takich jak:

• Chmura: Przechowywanie faktur w chmurze to wygodne rozwiązanie, które umożliwia dostęp do dokumentów z każdego miejsca i na różnych urządzeniach.
• Lokalne archiwum: Firmy mogą także zdecydować się na przechowywanie faktur na lokalnych serwerach, pamiętając o regularnym tworzeniu kopii zapasowych.
• Podział na kategorie: Warto zorganizować archiwum według kategorii, co ułatwi szybkie odnalezienie potrzebnego dokumentu w przyszłości.

Przeczytaj również: Jak prowadzić księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)?

Elektroniczne faktury stają się integralnym elementem nowoczesnego zarządzania finansami w firmach. Ich liczne zalety, takie jak szybkość, oszczędność oraz wygoda, znacząco podnoszą efektywność operacyjną. Kluczowym aspektem jest jednak nie tylko poprawne wystawianie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale także ich odpowiednie archiwizowanie. E-faktura to nie chwilowy trend, lecz przyszłość, która na stałe wpisze się w obieg dokumentów w każdym przedsiębiorstwie, stając się standardem w rozwijającym się biznesie.