Na czym polega outsourcing? Jakie są jego rodzaje i zalety?

Outsourcing - czyli korzystanie z zewnętrznych dostawców do realizacji konkretnych zadań - stał się standardem w wielu branżach. Niemniej, wiele osób wciąż nie rozumie, na czym dokładnie polega ten proces i jakie korzyści przynosi dla biznesu.

Spis treści 

• Co to jest outsourcing?
• Na czym polega outsourcing?
• Outsourcing wewnętrzny i zewnętrzny
• Dlaczego outsourcing jest tak popularny?
• Jakie obszary są najczęściej outsourcowane?
• Outsourcing a rozwój biznesu

Pojęcie outsourcingu jest szeroko stosowane w terminologii biznesowej. Według definicji ousourcing to praktyka, gdzie firma decyduje się przekazać wykonanie pewnych zadań zewnętrznemu dostawcy, zamiast robić to wewnętrznie. Pojęcie to powstało z angielskich słów "outside", "resource" i "using", co dosłownie oznacza korzystanie z zewnętrznych środków​​.

Outsourcing to strategia zarządzania, która polega na przekazywaniu wybranych zadań, procesów lub całych działów zewnętrznym firmom specjalizującym się w określonych dziedzinach. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą skupić się na swojej kluczowej działalności, jednocześnie obniżając koszty operacyjne oraz zwiększając efektywność. Outsourcing obejmuje różnorodne obszary, od usług IT, przez księgowość i obsługę klienta, aż po procesy logistyczne czy marketingowe. Firmy decydują się na outsourcing, aby skorzystać z doświadczenia i zasobów zewnętrznych partnerów, co pozwala im na elastyczność, oszczędności oraz dostęp do nowoczesnych technologii i rozwiązań bez konieczności inwestowania we własne zasoby.

Outsourcing można podzielić na dwa główne typy: outsourcing wewnętrzny i zewnętrzny. Outsourcing wewnętrzny (insourcing) to sytuacja, w której zadania lub procesy są przekazywane do innej jednostki lub działu wewnątrz organizacji, często w ramach większej struktury korporacyjnej. Pozwala to na zachowanie kontroli nad kluczowymi procesami, przy jednoczesnym wykorzystaniu specjalistycznych zasobów dostępnych w firmie. Outsourcing zewnętrzny polega na zlecaniu zadań zewnętrznym dostawcom usług, często działającym w innych regionach lub krajach. Firmy decydują się na tę formę outsourcingu, aby obniżyć koszty, zyskać dostęp do wiedzy eksperckiej oraz skupić się na swojej podstawowej działalności. Oba rodzaje mają na celu optymalizację procesów i poprawę efektywności.

Jest kilka kluczowych powodów, dla których firmy decydują się na outsourcing:

• • Oszczędność kosztów - outsourcing pozwala firmom znacznie obniżyć koszty, zwłaszcza jeśli zewnętrzny dostawca ma niższe koszty operacyjne.
  • Koncentracja na kluczowych kompetencjach - outsourcing umożliwia firmom skupienie się na tym, co robią najlepiej, pozostawiając inne zadania specjalistom z zewnątrz.
  • Dostęp do ekspertów - outsourcing daje dostęp do specjalistów w danej dziedzinie, co jest szczególnie ważne w dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.
  • Elastyczność - outsourcing pozwala firmom szybko dostosowywać się do zmieniających się potrzeb rynku.

Outsourcing stał się nieodłącznym elementem strategii wielu firm. To podejście pozwala przedsiębiorstwom efektywnie zarządzać zasobami i skupić się na swojej głównej działalności. Istnieją obszary, które naturalnie nadają się do outsourcingu bardziej niż inne, bez negatywnego wpływu na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Niektóre z najczęściej outsourcowanych obszarów to:

• IT (informatyka i telekomunikacja) - ze względu na szybki rozwój technologii, firmy często zlecają zarządzanie i rozwój infrastruktury IT zewnętrznym specjalistom.
• Obsługa klienta - centra obsługi klienta, zwłaszcza te działające 24/7, są często outsourcowane, aby zoptymalizować koszty i zapewnić ciągłość obsługi. W tym obszarze coraz częściej wykorzystywana jest sztuczna inteligencja AI. 
• Logistyka - outsourcing w zakresie logistyki pozwala na elastyczne zarządzanie magazynami i dostawami.
• Consulting - zewnętrzni eksperci często są zatrudniani do doradztwa w specyficznych obszarach biznesu.
• Obsługa prawna i księgowa - zamiast zatrudniać pełnoetatowych prawników czy księgowych, firmy często korzystają z usług zewnętrznych kancelarii, biur rachunkowych czy zewnętrznych programów do fakturowania. 
• Zasoby ludzkie - rekrutacja, szkolenia czy zarządzanie świadczeniami dla pracowników są często outsourcowane specjalistycznym firmom HR.
• Ochrona i sprzątanie - zewnętrzne firmy oferują elastyczne usługi w zakresie ochrony mienia oraz utrzymania czystości w obiektach.

Outsourcing tych obszarów pozwala firmom skoncentrować się na swoich głównych kompetencjach, jednocześnie korzystając z doświadczenia specjalistów w konkretnych dziedzinach. Nie ogranicza się jednak tylko do tych dziedzin. Współczesne trendy wskazują na korzystanie z oprogramowania e-commerce w modelu SaaS (na przykład Shoper) jako jednej z rosnących form outsourcingu​​.

Sprawdź także: Programy do fakturowania - jaki wybrać program do wystawiania faktur?

Outsourcing, czyli praktyka przypisywania określonych funkcji biznesowych - głównie tych nienależących do głównych kompetencji firmy - firmie zewnętrznej, jest coraz bardziej popularny w świecie biznesu. Duże firmy takie jak Google, Alibaba, AppSumo, Whatsapp czy Skype nieustannie polegają na tej strategii biznesowej, aby napędzać wzrost​​. Start-upy i małe oraz średnie przedsiębiorstwa również są zainteresowane czerpaniem korzyści z outsourcingu, aby działać szybciej.

Biorąc pod uwagę obecny klimat społeczny i ekonomiczny, wzrost pracy zdalnej stał się normą. Dzięki temu przedsiębiorcy zrozumieli, że zespół pracujący w biurze nie jest gwarantem sukcesu. Coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw docenia fakt, że nie muszą ograniczać się do swojego miasta czy kraju. Teraz coraz częściej powierzają zadania firmom z dowolnej części świata, które dysponują zasobami, ekspertami i zaawansowanymi technologiami​​.

Przecztraj także: Jak prowadzić księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)?

Z badań przeprowadzonych przez GoodFirms wynika, że przedsiębiorcy najczęściej korzystają z outsourcingu onshore lub offshore zamiast nearshore. 50,0% firm korzysta z offshoringu, 43,9% z onshoringu, podczas gdy tylko 6,1% wybiera nearshoring​. Kraje takie jak Indie, Malezja, Filipiny i Brazylia przez długi czas dominowały w branży outsourcingu, chociaż teraz stawiają czoła wyzwaniom ze strony firm onshore.

Chcesz zacząć outsourcingować niektóre funkcje w Twoim biznesie? Sprawdź różne możliwości usługi z zakresu administracji, finansów, marketingu lub IT.